Cómo funciona
Cuatro módulos que quitan cuatro tipos de llamada
Cada módulo existe porque hay una llamada que se repite todas las semanas. Puede encenderlos de a uno y en el orden que quiera; lo normal es empezar por la portería y no volver a tocar el cuaderno.
Los módulos
Los cuatro comparten el mismo listado de unidades y de residentes, así que no hay que cargar la información dos veces ni cuadrar dos listas que se desactualizan solas.
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Sigue andando sin señal
Portería y parqueadero
Funciona sin internet, por diseño
El vigilante abre la aplicación en una tablet y registra la entrada en tres toques: a qué unidad va, quién es y con qué placa. La salida es un toque. El parqueadero de visitantes se asigna desde la misma pantalla y muestra cuáles están ocupados en este momento. Todo queda guardado en el dispositivo antes de intentar enviarse, así que la pantalla nunca se queda esperando.
- La entrada no se detiene cuando se cae la señal: la aplicación registra igual y sincroniza sola después.
- La bitácora deja de ser un cuaderno y pasa a ser algo consultable por placa, por unidad o por rango de fechas.
- El cobro del parqueadero de visitantes queda cuadrado sin que nadie sume a mano al final del turno.
- El cambio de turno es limpio: lo de la noche está en la mañana, con quién lo registró.
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PQRS
Con radicado, con responsable y con reloj
El residente radica desde el celular y recibe un número. Usted ve la bandeja completa, asigna responsable, escribe la respuesta y cierra el caso. Cada estado queda con fecha y con autor, y los casos que se acercan al vencimiento se ven de lejos porque el sistema los sube de prioridad solo.
- Cada petición tiene número de radicado desde el primer segundo.
- El vencimiento es visible antes de que se cumpla, no después de que alguien reclame.
- El informe para el consejo sale del sistema, no de armar una tabla el domingo por la noche.
- Cuando un caso escala, existe el rastro escrito completo de lo que se respondió y cuándo.
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Reserva de zonas comunes
El calendario decide, no el WhatsApp
Usted define cada zona común una sola vez: horarios, duración máxima, cuántos días de anticipación, si exige depósito y cuántas veces al mes puede reservar la misma unidad. El residente ve el calendario en su celular y aparta lo que está libre. Si la regla no se cumple, el sistema simplemente no deja apartar, y nadie tiene que decir que no.
- Se acaba la doble reserva del salón social, que es la discusión más cara del año.
- Las reglas del reglamento se aplican solas y no dependen de quién contestó el WhatsApp.
- Queda registro de quién usó cada zona y cuándo, que es lo que se necesita cuando aparece un daño.
- El calendario es el mismo para todos, así que deja de haber dos versiones de la verdad.
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Citas con la administración
Su agenda deja de ser la puerta de la oficina
Usted publica los espacios en los que sí atiende. El residente escoge uno y llega a esa hora. Los bloques que no publica no existen para nadie, así que el trabajo que necesita concentración deja de ser interrumpible.
- Nadie espera de pie en el pasillo a ver si usted está.
- Su semana tiene bloques protegidos que nadie puede tomar.
- Las inasistencias quedan registradas, y eso pesa cuando el reclamo es «nunca me atendieron».
- El residente recibe el recordatorio y usted deja de ser la agenda de todo el mundo.
La puesta en marcha
Sin proyecto de implementación, sin consultor y sin capacitación de ocho horas. Esto es lo que pasa el primer día.
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Cargue el listado de unidades
Se sube el archivo de Excel que ya tiene. Torre, piso, apartamento y a quién corresponde. Si el archivo está desordenado, el sistema le muestra exactamente qué filas no pudo leer para que las corrija, en vez de rechazarlo entero.
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Cree el usuario de la portería
Un usuario por turno o uno compartido, como trabaje su conjunto. La pantalla del vigilante se abre en modo portería: botones grandes, letra grande y nada más de lo que necesita para el turno.
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Registre la primera entrada
Esa misma tarde. No hay que esperar a fin de mes ni a que se termine de configurar nada. Desde ese momento la bitácora es consultable.
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Encienda el resto cuando quiera
PQRS, zonas comunes y citas usan el mismo listado que acaba de cargar. Se activan desde la configuración, sin volver a empezar.
Preguntas sobre el funcionamiento
¿Qué equipo necesita la portería?
Una tablet Android o un celular de gama media con navegador actualizado. No hace falta comprar hardware especial ni instalar nada desde una tienda de aplicaciones.
¿Cuántos registros aguanta sin señal?
Un turno completo largo y de sobra. El límite práctico es el almacenamiento del dispositivo, no la aplicación, y el indicador siempre muestra cuántos registros están pendientes de envío.
¿Qué pasa si dos vigilantes registran la misma entrada?
La sincronización descarta duplicados. Cada registro lleva un identificador propio generado en el dispositivo, así que reenviarlo dos veces no crea dos entradas.
¿El residente tiene que instalar una aplicación?
No. Entra desde el navegador del celular con un enlace. Puede dejarlo anclado en la pantalla de inicio si quiere, pero no es obligatorio.
¿Se puede exportar la información?
Sí, en los planes pagos. La bitácora de portería, los casos de PQRS y las reservas se exportan a Excel para el informe del consejo o para la asamblea.
Pruébelo en su portería esta semana
El plan gratuito cubre hasta 40 unidades y no pide tarjeta. Si el vigilante lo usa sin quejarse, ya sabe si le sirve.