Administración de propiedad horizontal
La portería no se detiene, aunque se caiga el internet
Conjunta reúne portería, PQRS, zonas comunes y citas en una sola herramienta. Se pone a andar en una tarde y se mide en algo muy concreto: cuántas llamadas dejó de contestar esta semana.
Plan gratuito hasta 40 unidades. Sin tarjeta de crédito y sin cláusula de permanencia.
- Sin internet La portería sigue registrando entradas y salidas aunque el edificio quede sin señal.
- 4 módulos Portería, PQRS, zonas comunes y citas. No hay que comprar cuatro programas distintos.
- 1 a 5 conjuntos Un mismo administrador maneja varios conjuntos desde la misma cuenta, sin mezclar la información.
El día se le va en el teléfono
Ninguna de estas llamadas necesitaba llegarle a usted. Todas llegan igual, porque no hay dónde más queden registradas.
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«¿Ya subió mi visita?»
La portería anota en un cuaderno y llama a la administración para todo. Cuando alguien reclama, no hay forma de reconstruir quién entró, a qué hora ni con qué placa.
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«Radiqué esa queja hace quince días»
La petición llegó por WhatsApp a las once de la noche, quedó enterrada bajo doscientos mensajes del grupo y ahora nadie sabe si se respondió o no.
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«El salón estaba reservado desde el martes»
Dos familias con el mismo salón el mismo sábado. La reserva estaba en una hoja de Excel que solo abre la persona que salió a vacaciones.
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«¿A qué horas atienden en la oficina?»
Cinco personas esperando de pie en el pasillo para una firma de dos minutos, y otras tres llamando para preguntar si vale la pena bajar.
Cuatro módulos, un solo lugar
Cada módulo resuelve un tipo de llamada. Puede encenderlos de a uno: casi todos los conjuntos empiezan por la portería, porque es donde más duele.
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Sigue andando sin señal
Portería y parqueadero
Funciona sin internet, por diseño
El vigilante registra la entrada, la salida, la placa del vehículo y el parqueadero asignado desde una tablet. La aplicación guarda todo en el dispositivo y lo sincroniza sola cuando vuelve la señal. Nunca queda esperando a que cargue una pantalla con un carro atravesado en la entrada.
- La fila no llega a la calle porque se cayó el internet del conjunto.
- Cada entrada queda con hora, placa y quién autorizó, y eso se puede consultar meses después.
- El cambio de turno no pierde información: lo que anotó el vigilante de la noche está ahí en la mañana.
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PQRS
Con radicado, con responsable y con reloj
Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias entran por un solo canal y salen con número de radicado. Cada caso tiene un responsable y una fecha límite visible, así que dejar de responder deja de ser una opción silenciosa.
- Se acabó el «yo sí escribí al grupo»: hay radicado y hay fecha.
- El consejo de administración ve cuántos casos entraron y cuántos se cerraron, sin que usted arme el informe a mano.
- Las respuestas quedan escritas, que es lo que sirve cuando el caso escala.
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Reserva de zonas comunes
El calendario decide, no el WhatsApp
Salón social, BBQ, cancha, gimnasio. El residente ve qué está libre y aparta desde el celular. Usted define los horarios, el tiempo máximo, si hay depósito y quién puede reservar.
- Nunca más dos familias con el mismo salón el mismo sábado.
- Las reglas se aplican solas: si el conjunto no presta el salón a quien está en mora, el sistema no deja apartar.
- Queda el registro de quién usó qué y cuándo, para cuando aparezca un daño.
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Citas con la administración
Su agenda deja de ser la puerta de la oficina
El residente elige un espacio disponible en su agenda y llega a esa hora. Usted decide cuántos espacios abre, de cuánto tiempo y qué días no atiende.
- Nadie más de pie en el pasillo esperando a ver si usted está.
- Su día tiene bloques de trabajo que nadie interrumpe, porque no hay espacios abiertos ahí.
- Quien no llegó queda registrado, y eso pesa cuando el reclamo es «nunca me atendieron».
Por qué insistimos tanto con lo de «sin internet»
Casi todo el software de propiedad horizontal asume que la portería tiene señal estable. La portería de un conjunto colombiano no la tiene: el router está en la administración, la caseta es de concreto y el operador se cae los domingos por la tarde.
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El vigilante registra
La tablet guarda la entrada en el mismo dispositivo, sin pedirle permiso a ningún servidor. La pantalla responde de inmediato, esté como esté la señal.
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La aplicación avisa qué falta por enviar
Un indicador permanente muestra si todo está al día o cuántos registros están pendientes. El vigilante nunca tiene que adivinar si el sistema lo escuchó.
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La señal vuelve y todo se envía solo
La sincronización ocurre en segundo plano, en orden y sin duplicar registros. Nadie tiene que acordarse de oprimir nada al final del turno.
El resultado práctico es que la caída de internet deja de ser un problema de la administración y pasa a ser un problema del operador, que es donde debía estar.
Lo que nos preguntan antes de firmar
¿Qué pasa si se cae el internet en plena entrada de carros?
La portería sigue funcionando. Registra igual y la información se envía sola cuando vuelve la señal. Es el único módulo diseñado desde el principio para trabajar así, porque es el único donde una pantalla en blanco se convierte en una fila de carros en la calle.
¿Tenemos que cambiar de proveedor de cámaras o de citófono?
No. Conjunta no reemplaza el circuito cerrado ni el citófono: reemplaza el cuaderno de la portería, el grupo de WhatsApp donde se pierden las quejas y la hoja de Excel de las reservas.
¿Cuánto se demora la puesta en marcha?
Una tarde para la portería. Se carga el listado de unidades desde un archivo de Excel, se crea el usuario del vigilante y ya se puede registrar la primera entrada. Los otros tres módulos se encienden después, cuando usted quiera.
Administro cinco conjuntos. ¿Necesito cinco cuentas?
No. Con una sola cuenta cambia de conjunto desde un menú. La información de cada uno queda completamente separada: no existe una consulta que mezcle dos conjuntos, ni siquiera por error.
¿El vigilante va a poder usarlo?
Las pantallas de portería están hechas para eso: botones grandes, letra grande y teclado numérico para las placas. Se puede usar con guantes, de noche y con la pantalla mojada.
¿Qué pasa con los datos personales de los residentes?
Son del conjunto, no nuestros. Los tratamos como encargados según la Ley 1581 de 2012, con la política de tratamiento publicada en este mismo sitio, y se los entregamos exportados si algún día decide irse.
Empiece por la portería
El plan gratuito cubre conjuntos de hasta 40 unidades y no pide tarjeta de crédito. Si funciona en la portería, el resto se cae de su peso.